Elektronische Rechnung: Vorgaben und Hilfen

Geschrieben von:

Tech-Writer Thomas am 13.09.2024

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Die Umstellung auf die elektronische Rechnung ist für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Deutschland nicht mehr nur eine Option, sondern zukünftig in vielen Fällen Pflicht. Elektronische Rechnungen sind digitale Dokumente, die gesetzlich vorgeschriebene Informationen strukturiert und sicher enthalten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie solche Rechnungen erstellen, übermitteln und empfangen können, welche Standards (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) dabei helfen und welche rechtlichen Vorgaben Sie beachten sollten, um effizient und gesetzeskonform zu arbeiten.

Inhalt:

Was sind Elektronische Rechnungen
Für wen sind sind elektronische Rechnungen ab 2025 verpflichtend?
Wie können E-Rechnungen empfangen und visualisiert werden?
Wie können Elektronische Rechnungen erstellt werden?
Wie können E-Rechnungen übermittelt werden?
Was muss beachtet werden, damit Rechnungen GoBD-Konform archiviert werden:
Fazit

ACHTUNG: Die nachfolgenden Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und zusammengestellt. Eine Gewähr oder Haftung für die Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden. Für eine rechtssichere Beratung wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater! Stand der Informationen September 2024.

Was sind Elektronische Rechnungen

Die rechtliche Grundlage für eine „Elektronische Rechnung“ ist im Wachstumschancengesetzt auf Seite 23 zu finden:

Auszug aus Paragraph 14 UStG:

Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung oder vorbehaltlich des Absatzes 2 als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung

muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen oder
kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Anmerkung zur Rechnungsstellung:

Im Gegensatz zur bisherigen Regelung werden elektronisch per E-Mail übermittelte Rechnungen im PDF-Format nicht als „elektronische Rechnung“, sondern nur als „sonstige Rechnung“ behandelt, die einer gedruckten Rechnung gleichgestellt ist. Als elektronische Rechnung gilt also nur, was in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Als Standard hierfür gilt die CEN-Norm EN 16931, die z.B. durch das Format XRechnung oder ab Version 2.0.1 durch das Hybridformat ZUGFeRD erfüllt wird.

Als elektronische Rechnung wird daher nur noch ein Dokument bezeichnet, das die Daten (Empfänger, Aussteller, Betrag etc.) einer Rechnung in einem standardisierten und maschinenlesbaren Format enthält. Dabei handelt es sich in der Regel um ein XML-Format. Dieses ist jedoch für den Menschen nicht oder nur sehr kryptisch lesbar. Es werden daher in Zukunft entsprechende Programme, Apps oder Online-Tools benötigt, um eine elektronische Rechnung lesen oder erstellen zu können.

Weitere Voraussetzungen für eine elektronische Rechnung zum Vorsteuerabzug sind (ab 01.01.2025):

Zustimmung: Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen. Dies kann auf Anfrage oder stillschweigend durch Begleichung der Rechnung erfolgen.
Echtheit: Der Leistungsempfänger muss sicherstellen, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig ist. Wie bisher (nach § 31 Abs. 2 UstDV) wird dies dadurch erreicht, dass der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger anhand des Namens und der Anschrift eindeutig identifizierbar sind (z.B. erreichbar unter der Anschrift). Dies kann sowohl EDV-unterstützt als auch manuell erfolgen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren muss die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG erfüllen.
Unversehrtheit: Es muss sichergestellt sein, dass die nach § 14 und § 14a UStG erforderlichen Rechnungsangaben nicht verändert wurden. Dies kann durch eine qualifizierte Signatur oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) erfolgen. Alternativ ist auch eine manuelle Prüfung mit einem verlässlichen Prüfpfad möglich, indem der Unternehmer den Erhalt der Leistung durch Abgleich von Lieferschein und Rechnung bis zur Bezahlung der Rechnung (Kontenabstimmung) kontrolliert.

Für wen sind sind elektronische Rechnungen ab 2025 verpflichtend?

Ab dem 01.01.2025 wird eine Pflicht zur Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Bereich (Buisness zu Buisness) eingeführt! Es gibt einige Übergangsregelungen.

Die E-Rechnungspflicht gilt für im Inland ansässige Unternehmen, wenn diese eine steuerbare und steuerpflichtige Rechnung an ein anderes im Inland ansässiges Unternehmen ausstellen!

Ausnahme: Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise (geregelt in §§ 34 und 35 UStDV) können weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden.

Wichtig: Der Empfang von E-Rechnungen und deren revisionssichere Archivierung (Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, ausführliche Infos: https://digital-office-life.de/revisionssichere-archivierung-10-grundsaetze-kurz-erklaert/) ist ab 01.01.2025 für jedes Unternehmen verpflichtend. Dies gilt für jedes Unternehmen, unabhängig von Umsatz und Mitarbeiterzahl!

Übergangsfrist (Rechnungsaussteller):

Bis Ende 2026 können B2B-Rechnungen weiterhin auch als „Sonstige Rechnung“ (Papier, PDF, etc.) ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Sofern der Vorjahresumsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro lag, ist dies auch bis Ende 2027 möglich. Gleiches gilt, wenn der elektronische Datenaustausch (EDI-Verfahren) genutzt wird. Ab 2028 sind E-Rechnungen für alle verpflichtend! Ab diesem Zeitpunkt ist zumindest geplant, dass alle Rechnungen auch automatisch an das Finanzamt übermittelt werden.

Wie können E-Rechnungen empfangen und visualisiert werden?

Kostenlose Optionen

Offline-Viewer für XRechnungen
Hierfür bietet sich die Freeware Ultramarinviewer an. Über die Homepage kann das Setup heruntergeladen und auf dem PC installiert werden.

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot des Ultramarin eRechnung Vierwers

Das Programm ist schlank, übersichtlich und einfach zu bedienen. Es kann jedoch nicht als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden.
Online-Viewer für XRechnungen
Hierfür gibt es einige Angebote im Internet, teilweise mit Validator zum kontrollieren der Rechnung auf Richtigkeit. Ein einfaches Beispiel ist auf der Seite https://xrechnung.rib.de/ zu finden.
Konverter zum schnellen Umwandeln einer XML-Datei in eine PDF-Datei:
Unter https://dtvp.de/xrechnung/ kann ganz einfach eine XML-Datei im Format XRechnung hochgeladen werden. Diese wird konvertiert und kann direkt als lesbare PDF-Datei heruntergeladen und gespeichert. So ist es auch für einen Menschen relativ einfach möglich, eine elektronische Rechnung zu lesen und den geforderten Rechnungsbetrag an den Rechnungssteller zu überweisen!

Umfassende Lösungen und Möglichkeiten für Firmen?

Jedes kaufmännische Rechnungs- und/oder Warenwirtschaftsprogramm bietet heute die Möglichkeit, E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen und/oder einzulesen. Eine sehr gute und ausführliche Zusammenfassung finden Sie auf dieser Internetseite.

Die Preise liegen im günstigsten Fall bei 6 Euro/Monat für ein einfaches Rechnungsprogramm. Für ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm sind je nach Funktionsumfang (z.B. automatische Belegerkennung, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR, Bankabgleich, Warenwirtschaft etc.) leicht 30 bis 40 Euro/Monat zu veranschlagen.

Wie können Elektronische Rechnungen erstellt werden?

Kostenlose Option:

Im Internet gibt es einige Anbieter, die kostenlos die Möglichkeit bieten, eine elektronische Rechnung zu erstellen und diese in das entsprechende Formular als XRechnung oder ZUGFeRD zu exportieren. Wenn man nur hin und wieder eine elektronische Rechnung benötigt, ist dies ein nützliches Angebot. Der Nachteil ist in der Regel, dass für jede Rechnung die Adressen für Rechnungssteller und -empfänger sowie die Leistungen neu eingegeben werden müssen.

Ich habe hier beispielhaft 2 Angebote herausgesucht:

PDF24 Tools:
PDF24 Tool ist eine umfangreiche Sammlung von Tools rund um PDF-Dateien. Diese können online oder per Offline-Programm direkt auf dem Computer (ohne Rechnungsstellung) genutzt werden. Die Software und das Online-Angebot sind für Privatanwender und Unternehmen kostenlos:

Link zur Online-Rechnungserstellung: https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot der Online-Oberfläche von PDF24-Tools zum erstellen von eRechnungen
XRechnung-Erstellen.com
Das Online-Tool XRechnung-Erstellen.com bietet eine einfache und übersichtliche Schnittstelle zur Erstellung von Rechnungen im XRechnungen-Format. Die erzeugte XML-Datei entspricht der entsprechenden EU-Norm und kann somit an den Rechnungsempfänger versendet und von diesem elektronisch gelesen werden.

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot der Homepage von Xrechnungen-Erstellen.com

Online-Tools des Bundes oder der Bundesländer

Im Abschnitt zur Übermittlung von XRechnungen habe ich die Anmeldung beim „Nutzerkonto-Service“ des Landes Rheinland-Pfalz beschrieben. Dort können XRechnungen hochgeladen werden. Alternativ können hier auch direkt Rechnungen erstellt und an die entsprechende öffentliche Stelle übermittelt werden.

Die Nutzung des entsprechenden Onlineportals ist ab 01.01.2025 Pflicht!

Kostenpflichtige Option:

Kostenpflichtige Optionen sind zahlreich und bieten einen größeren Funktionsumfang als kostenlose Angebote. Suchen Sie im Internet nach Vergleichen von Rechnungs- und/oder Warenwirtschaftsprogrammen und entscheiden Sie dann, welches das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihre Zwecke bietet.

Wie können E-Rechnungen übermittelt werden?

An andere Firmen:

Die Übermittlung von E-Rechnungen, sei es im reinen XML-Format (z.B. XRechnung) oder im Hybridformat (z.B. ZUGFeRD), erfolgt ausschließlich digital. Dies bedeutet, dass die Rechnung entweder per E-Mail, per Download über ein Online-Portal an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.

An öffentliche Einrichtungen:

An öffentliche Einrichtungen des Bundes und der Bundesländer müssen ab 01.01.2024 alle Rechnungen als E-Rechungen übermittelt werden.

Dazu haben Bund und Länder entsprechende Onlineportale eingerichtet, wobei die öffentlichen Einrichtungen in Deutschland je nach Bundesland unterschiedlich weit mit der Umsetzung der Digitalisierung sind. Zudem setzt jedes Bundesland das Thema individuell um. Unter dem Link gibt es unter „Ländersynopse“ eine Übersicht, wer beim Bund und in den einzelnen Bundesländern für die Umsetzung zuständig ist. Je nach Bundesland müssen Sie die entsprechende Webseite öffnen. Dort erfahren Sie auch, wie die E-Rechnung an die jeweilige öffentliche Stelle übermittelt wird.

In diesem Beispiel wird auf das Bundesland Rheinland-Pfalz eingegangen.

Übersicht: https://e-rechnung.service.rlp.de/startseite

Der erste Schritt ist die Registrierung beim „Zentralen E-Rechnungseingang RLP“, wofür ein Nutzerkonto notwendig ist!

Vorgehen zur Anmeldung im Nutzerkonto von RLP:

Anmeldung/Registrierung: https://nutzerkonto.service.rlp.de/public/

Auf „Jetzt registrieren“ klicken.
Dabei wird zwischen „Natürliche Person“ und „Juristische Person“ unterschieden. In meinem Fall ist die „Natürliche Person“ die richtige Wahl. Dies hängt von der Rechtsform Ihrer Firma ab.
Die Registrierung kann mit oder ohne neuen Personalausweis (nPA) erfolgen. Ohne Personalausweis müssen alle persönlichen Daten (Name, E-Mail, Geburtsdatum und Adresse) von Hand eingegeben werden.
Danach muss die Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingung akzeptiert werden, was eine Speicherung der eingegebenen Daten für bis zu 2 Jahre beinhaltet.
Zum Abschluss wird eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse verschickt. Diese enthält einen Link zur Bestätigung der angegebenen E-Mail-Adresse und leitet auf eine Seite, zur Eingabe des neuen Zugangspasswortes.
Nach der Anmeldung im Nutzkonto-Service von RLP kann der „Zentrale E-Rechnungseingang RLP“ freigeschaltet werden. Dies erfolgt über „https://e-rechnung.service.rlp.de/rechnungseingang“!
Dazu wird die schon im Nutzerkonto-Service hinterlegten Anmeldedaten aus E-Mail, Passwort und PIN eingetragen.
Nach der ersten Anmeldung muss eine „ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegen“ und den Nutzungsbestimmungen zugestimmt werden.

Nun haben Sie es geschafft! Sie können nun Rechnungen per Upload einreichen oder auch einfach Rechnungen Online erfassen!

E-Rechnung erfassen (Beispielrechnung):

Nach der Anmeldung unter https://e-rechnung.service.rlp.de/rechnungseingang läuft dies wie folgt ab:

Auf der Seite „Rechnungssteller“ werden die Unternehmensdaten und die Bankverbindung angegeben.

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot der Seite „Rechnungssteller“ des e-Rechungs-Service-RLP
Auf der Seite „Rechnungsempfänger“ wird die öffentliche Einrichtung als Rechnungsempfänger eingetragen. Wichtig ist, die entsprechende Leitwege-ID der Behörde zu erfragen. Es ist wichtig, die entsprechende Leitwege-ID der Behörde zu erfragen. Diese sollte automatisch mit der Bestellung an den Auftraggeber übermittelt werden.

Sie besteht aus drei Blöcken:
- Grobadressierung (bis zu 12 Ziffern, Ziffern in RLP beginnen mit 07)
- Feinadressierung (bis zu 30 Ziffern)
- Prüfziffer (2 Stellen)
Beispiel: 07XXXXXX-XXXXXXX-XX

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot der Seite „Rechnungsempfänger“ des e-Rechungs-Service-RLP
Auf der Seite „Rechnungsdaten“ werden die allgemeinen Daten zur Rechnung, wie Währung, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit usw. angegeben!

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot der Seite „Rechnungsdaten“ des e-Rechungs-Service-RLP
Auf der Seite „Rechnungsposten“ können die einzelnen Positionen der Rechnung eingegeben werden!

Copyright und Lizenz: Selbst erstellter Screenshot der Seite „Rechnungsposten“ des e-Rechungs-Service-RLP
Auf der Seite „Abschluss“ können die einzelnen Posten der Rechnung eingetragen werden! Da es sich um erfundene Daten handelte, wurde dies am Ende beanstandet. Fehlerhafte Daten können hier noch korrigiert werden. Bei echten Rechnungen sollte diese nach einer groben Prüfung an den entsprechenden Rechnungsempfänger weitergeleitet werden!

Was muss beachtet werden, damit Rechnungen GoBD-Konform archiviert werden:

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Dabei sind bei der Speicherung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten, wie z.B. einer elektronischen Rechnung, folgende Kriterien zu beachten:

Ordnung: Alle digitalen Rechnungen müssen geordnet und nachvollziehbar archiviert werden.
Zeitgerechte Erfassung: Rechnungen müssen möglichst unmittelbar nach ihrem Eingang oder ihrer Erstellung in das System eingegeben werden.
Fälschungssicherheit: Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden können.
Wahrheitsmäßigkeit: GoBD-konforme Rechnungen dürfen nur wahrheitsgemäße Angaben und Daten enthalten.
Vollständigkeit: Gibt es zu einer Rechnung weitere relevante Dokumente, müssen diese zusammen aufbewahrt werden.
Nachvollziehbarkeit: Die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an Rechnungen ist durch eine Verfahrensdokumentation sicherzustellen.

ACHTUNG: Werden diese Archivierungskriterien nicht eingehalten, kann dies bei einer Betriebsprüfung zu einer steuerrechtlichen oder strafrechtlichen Einstufung des Jahresabschlusses führen.

Fazit

Wenn Sie Unterstützung bei der elektronischen Rechnung benötigen – sei es bei der Auswahl der richtigen Software, der Einrichtung oder der Bedienung – zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden! Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen dabei, den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Melden Sie sich bei uns und profitieren Sie von unserer Expertise!

Wenn Sie Unterstützung bei der elektronischen Rechnung benötigen – sei es bei der Auswahl der richtigen Software, der Einrichtung oder der Bedienung – zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden! Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen dabei, den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Melden Sie sich bei uns und profitieren Sie von unserer Expertise!

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