Exchange Online & IMAP E-Mails sichern - DSGVO-konformes Backup mit Open-Source-Lösungen

Geschrieben von:

Tech-Writer Uwe am 14.12.2025

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Unternehmen fragen sich oft: Wie kann ich Microsoft 365 E-Mails sichern und ein echtes Exchange Online Backup erstellen? Bordmittel von Microsoft reichen häufig nicht aus – gelöschte oder manipulierte E-Mails lassen sich nur eingeschränkt wiederherstellen, und DSGVO- sowie Nachweispflichten bleiben unvollständig abgedeckt. In diesem Artikel zeigen wir praxisnah, wie Sie Exchange Online und alle IMAP-Postfächer DSGVO-konform sichern können: mit Open-Source-Mail-Backups, automatisierten Abläufen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und getesteten Restore-Strategien – für zuverlässigen Schutz Ihrer Unternehmens-E-Mails.

Copyright und Lizenz: Von "Computerhilfe Seibersbach (IT-Service in Stromberg und Umgebung)" mit KI-Hilfe erstellte Grafik zum Artikel zu Exchange und IMAP Backup

Einleitung: Warum Exchange Online kein echtes Backup ist

Microsoft Exchange Online (Microsoft 365) bietet eine hohe Verfügbarkeit, Redundanz und Ausfallsicherheit – aber kein echtes Backup im klassischen Sinne.

Gelöschte oder manipulierte E-Mails können unter Umständen nicht vollständig oder nur zeitlich begrenzt wiederhergestellt werden. Microsoft stellt die Infrastruktur bereit, die Verantwortung für die Datensicherung liegt jedoch beim Unternehmen selbst.

Gerade bei:

• gemeinsam genutzten Firmenpostfächern
• Zugriff von mehreren Rechnern
• geschäftskritischer E-Mail-Kommunikation
• DSGVO-, Haftungs- und Nachweispflichten

reichen die Microsoft-Bordmittel nicht aus.

In diesem Artikel zeigen wir, wie sich Exchange-Online- und IMAP-Postfächer DSGVO-konform sichern lassen, inklusive:

• aller relevanten Sicherungsszenarien
• vollständiger Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• server- und clientbasierter Alternativen
• Restore-Tests
• ehrlicher Bewertung der Grenzen

Welche Sicherungsfälle muss ein E-Mail-Backup abdecken?

Ein professionelles E-Mail-Backup muss folgende Szenarien berücksichtigen:

1. Versehentliches Löschen

• Benutzer löschen einzelne E-Mails oder ganze Ordner
• Papierkorb wird geleert

2. Mutwillige Manipulation

• Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
• absichtliches Löschen oder Verändern von E-Mails

3. Synchronisationsfehler

• fehlerhafte Outlook-Profile
• mobile Geräte überschreiben Inhalte

4. Sicherheitsvorfälle

• kompromittierte Benutzerkonten
• Massenlöschungen über API oder Malware

5. Rechtliche & DSGVO-Anforderungen

• Nachweisbarkeit
• Zweckbindung
• Zugriffsbeschränkung
• Speicherung innerhalb der EU

Warum Microsoft-Bordmittel kein Backup ersetzen

Funktion	Microsoft 365
Hochverfügbarkeit	Ja
Versionierung	eingeschränkt
Langzeit-Backup	Nein
Point-in-Time-Restore	Nein
Unabhängige Kopie	Nein

Retention Policies und Litigation Hold sind kein Backup, sondern lediglich ein Löschschutz innerhalb der Microsoft-Plattform.

Ein echtes Backup muss unabhängig vom Hersteller sein.

Überblick: Mögliche Backup-Strategien

Kommerzielle Backup-Lösungen

Beispiele:

Veeam, Hornetsecurity, Acronis

Vorteile:

• komfortabel
• vollständige Wiederherstellung

Nachteile:

• kostenpflichtig
• Herstellerabhängigkeit

Clientbasierte Exporte (PST / Thunderbird)

Vorteile:

• einfach
• keine Server-Infrastruktur

Nachteile:

• clientabhängig
• fehleranfällig
• kein echtes Server-Restore

Empfohlene Lösung: Open-Source-Backup mit imapsync

Vorteile:

• kostenlos
• automatisierbar
• serverseitig
• DSGVO-konform
• für Exchange Online und alle IMAP-Server geeignet

Hier geht es zu Github-Seite von imapsync!

Was ist imapsync?

imapsync ist ein etabliertes Open-Source-Tool zum inkrementellen Kopieren kompletter IMAP-Postfächer.

Eigenschaften:

• vollständige Ordnerstruktur
• Original-Zeitstempel
• UID-basierte Synchronisation
• inkrementelle Sicherung
• vollständige Restore-Fähigkeit

Zielarchitektur (empfohlen)

Schritt-für-Schritt: Exchange Online Backup mit imapsync

Voraussetzungen

System:

• Linux-Server (Debian / Ubuntu empfohlen)
• Root-Zugriff
• ausreichender Speicherplatz
• funktionierende Zeitsynchronisation

Microsoft 365:

• Exchange Online
• Admin-Zugriff
• IMAP aktiviert

Schritt 1: imapsync installieren

Version prüfen:

Schritt 2: Azure App Registration (OAuth2)

App registrieren

Azure Portal → Entra ID → App-Registrierungen → Neu

• Name: imapsync-backup
• Mandant: eigener Tenant
• Redirect URI: leer

API-Berechtigungen

Microsoft Graph – Delegated Permissions:

• IMAP.AccessAsUser.All
• offline_access
• openid
• email

Admin-Zustimmung erteilen.

Client Secret erstellen

• Zertifikate & Geheimnisse
• Neues Clientgeheimnis erzeugen
• Sicher dokumentieren

Schritt 3: IMAP-Login-Test

Schritt 4: Backup-Ziel vorbereiten

Empfehlung:

• verschlüsseltes Dateisystem (LUKS / VeraCrypt)

Schritt 5: Initiales Voll-Backup

Schritt 6: Inkrementelles Backup

Der gleiche Befehl kopiert bei Folgeläufen nur neue oder geänderte E-Mails.

Schritt 7: Automatisierung (Cron)

Schritt 8: Restore-Test (Pflicht)

IMAP-Backup für alle Mailserver (nicht nur Exchange)

imapsync funktioniert mit jedem IMAP-Server, z. B.:

• Postfix / Dovecot
• Plesk / cPanel
• IONOS, Strato, Hetzner
• Google Workspace (IMAP)

Generisches IMAP-Backup

Alternative 1: Outlook-Backup mit PST-Dateien

Vorgehen

1. PST-Datei erstellen
2. Outlook-Regeln für Posteingang & Gesendet
3. PST regelmäßig extern sichern

Vorteile

• kein Server nötig
• einfach umzusetzen

Nachteile

• Outlook muss laufen
• clientabhängig
• kein echtes Server-Restore

Alternative 2: Thunderbird-Backup (Lokale Ordner)

Vorgehen

1. IMAP-Konto einrichten
2. Lokale Ordner anlegen
3. Filter: alle E-Mails → Lokale Ordner
4. Thunderbird-Profil sichern

Speicherorte

• Windows: %APPDATA%\Thunderbird\
• Linux: ~/.thunderbird/

Vorteile

• Open Source
• plattformunabhängig

Nachteile

• clientabhängig
• kein Schutz vor Server-Manipulation

Vergleichstabelle: Alle Methoden

Methode	Vorteile	Nachteile	Geeignet für
imapsync (Server)	Open Source, automatisiert, serverseitig, restore-fähig, DSGVO-konform	Linux-Kenntnisse nötig, keine Kalender/Kontakte	KMU, IT-Dienstleister
PST-Backup (Outlook)	Einfach, kein Server, Offline-Zugriff	Clientabhängig, fehleranfällig, kein echtes Backup	Einzelpostfächer
Thunderbird (Lokale Ordner)	Open Source, kostenlos, plattformübergreifend	Manuell, clientabhängig, kein Server-Restore	Kleine Umgebungen
Retention Policies	Kostenlos, Microsoft-intern	Kein Backup, keine Unabhängigkeit	Ergänzende Maßnahme
Kommerzielle Tools	Komfort, vollständige Wiederherstellung	Kostenpflichtig, Anbieterbindung	Unternehmen mit Compliance
Journaling	Manipulationssicher, vollständig	Hoher Speicherbedarf, unübersichtlich	Rechtliche Nachweise

Fazit: Exchange Online & IMAP richtig absichern

Exchange Online bietet Komfort – aber kein Backup.
Ein professionelles E-Mail-Backup muss unabhängig, überprüfbar und wiederherstellbar sein.

Mit Open-Source-Lösungen wie imapsync, ergänzt durch Microsoft-Bordmittel oder einfache Client-Backups, lässt sich ein robustes, DSGVO-konformes Sicherungskonzept umsetzen.
 

Unterstützung durch apm24.de Computerhilfe Seibersbach

apm24.de Computerhilfe Seibersbach unterstützt Unternehmen im Raum
VG Langenlonsheim-Stromberg, Rheinböllen, Bingen, Simmern und Bad Kreuznach bei:

• Planung und Umsetzung von Exchange-Online- & IMAP-Backups
• Auswahl der passenden Backup-Strategie
• DSGVO-konformer Dokumentation
• Wartung und regelmäßigen Restore-Tests

Damit im Ernstfall nicht nur ein Backup existiert – sondern es auch funktioniert.

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